Wer eine größere Veranstaltung organisiert, stellt schnell fest, dass damit viel Arbeit und ein hoher Zeitaufwand verbunden sind. Es gibt zwar viele professionelle Eventmanager, die ihre Dienste anbieten, doch nicht jeder will darauf zurückgreifen. Wer sich selbst um die Planung kümmern will, damit die Veranstaltung ein voller Erfolg wird, findet in diesem Beitrag einige wichtige Tipps, mit denen häufig auftretende Herausforderungen bewältigt werden können.
Die Eckdaten festlegen
Um ein stimmiges Event auszurichten, muss zuerst das Ziel der Veranstaltung definiert werden. Wird eine Abschiedsfeier für einen langjährigen Mitarbeiter ausgerichtet? Findet eine große Nachfeier nach einer Trauung statt? Oder geht es darum, die Fans einer Musikgruppe zusammenzubringen? Aus diesem Ziel ergibt sich fast schon von selbst, wer eingeladen oder durch Marketingmaßnahmen auf die Veranstaltung aufmerksam gemacht werden muss.
Zwei weitere wichtige Eckdaten sind das Datum und der Ort, an dem das Event stattfindet. Hier können sich bereits erste Hürden ergeben. Beispielsweise sollte eine Musikveranstaltung nur dann in Konkurrenz zu anderen Festivals stattfinden, die die gleiche Zielgruppe haben, wenn ein entsprechend umfangreiches Budget für das Marketing vorhanden ist. Schließlich gilt es dann, Gäste abzuwerben und medial so präsent zu sein, dass die andere Veranstaltung ausgestochen wird. Bei geschäftlichen oder privaten Events sollte darauf geachtet werden, typische Urlaubszeiten zu umgehen, da ansonsten viele Einladungen wegen anderer Vorhaben ausgeschlagen werden könnten.
Im Hinblick auf den Ort sollten einige Voraussetzungen abgeklärt werden. Beispielsweise müssen ausreichend Parkmöglichkeiten vorhanden sein, damit die Gäste mit dem Auto anreisen können. Welche Räumlichkeiten sich eignen, hängt jedoch noch von weiteren Faktoren ab. Beispielsweise muss für eine Musikveranstaltung Platz für eine Bühne sowie für Bestuhlung vorhanden sein, sofern Sitzplätze benötigt werden. Ein zweiter Faktor ist auch hier das Budget, da die Miete großer Räume schnell teuer werden kann. Wer die sommerlichen Temperaturen für eine Freiluftveranstaltung nutzen und so die Raummiete sparen will, kann den Gästen mit einem Faltpavillon Schutz vor Sonne oder einem plötzlichen Gewitter bieten.
Die Details planen
Wenn die wichtigsten Eckpunkte wie Datum und Ort geklärt sind, müssen noch etliche Feinheiten geplant werden. Dazu gehört die Dekoration, die je nach Anlass Blumengestecke, Banner oder ähnliches beinhalten kann und für Stimmung sorgt. Auch durch verschiedene Beleuchtungsarten wie Lampions, LED-Leuchter oder -Spots lässt sich die gewünschte Atmosphäre schaffen.
Wie bei den übergeordneten Planungsschritten gilt auch bei den Details, dass der Organisator des Events frühzeitig beginnen sollte, um bei unvorhergesehenen Änderungen noch über einen Zeitpuffer zu verfügen. Wer diesen Tipp beherzigt, wird meist mit einem entspannteren Ablauf und einer gelungenen Veranstaltung belohnt.
